La check-list organisationnelle indispensable pour ne rien oublier

Préparer son EVJF sans stress : la méthode pas-à-pas pour ne rien oublier

Organiser un enterrement de vie de jeune fille mémorable, c'est autant une question de créativité que de rigueur. Face à la multitude de tâches à anticiper, la check-list organisationnelle s’impose comme votre meilleur allié. Pour garantir une journée fluide, joyeuse et zéro prise de tête, structurer la préparation étape par étape est essentiel. Suivez notre guide et inspirez-vous des bonnes pratiques éprouvées pour tout maîtriser, du premier brainstorming jusqu’à la dernière photo souvenir !

Phase 1 : poser les bases, fixer la date et structurer l’équipe

Recueillir les envies et les impératifs de la future mariée : Interrogez discrètement la principale intéressée sur ses goûts, ses limites et les personnes incontournables.
Privilégiez un mix entre surprises et sécurité (quelles activités sont proscrites ? Y a-t-il des allergies, grossesses, peurs ?).
Dresser la liste des invitées : Récupérez les contacts (emails, numéros, réseaux) pour fluidifier les échanges. Prévoyez un groupe WhatsApp ou Messenger dédié.
Choisir la (ou les) date(s) potentielles : Utilisez un sondage type Doodle/Framadate pour cerner la meilleure période (évitez vacances scolaires, ponts et contraintes mariée).
Créer l’équipe d’organisation : Désignez une ou deux co-témoins pour la gestion, ainsi que des "référentes" (finance, déco, logistique, photos...).

Phase 2 : budgétiser et planifier avec précision

Fixer un budget réaliste : Établissez un budget global (avec marge d’imprévus), réparti entre hébergement, activités, repas, transport, accessoires et photos.
N’oubliez pas d’inclure la part de la mariée si elle est invitée.
Lister les principaux postes de dépenses :
- Transport : billets, location de voiture, essence, covoiturage
- Logement/lieu de rassemblement
- Déjeuners, diners, brunch, snacks, boissons
- Activités (ateliers, spa, jeux, sorties...)
- Décoration et accessoires (tenues personnalisées, goodies...)
- Photos/vidéos (photographe, impressions, accessoires photobooth)
Valider le paiement : Privilégiez les cagnottes en ligne (Leetchi, Lydia, Paylib), gérez les acomptes et communiquez très clairement sur les échéances.

Phase 3 : réserver activités, logements et transports

Choisir les destinations et activités :
- City-trip, week-end à la campagne, journée bien-être, parcours d’aventure, escape game, atelier DIY…
- Sondez le groupe avant de booker !
Contacter les prestataires : Bloquez rapidement les dates (hébergement, spa, animateur d’atelier, restaurants, guides, etc.). Négociez des tarifs de groupe et confirmez les options (menus végé, allergies, horaires).
Organiser le transport : Réservez les trains, avions, bus ou organisez le covoiturage. Partagez les infos pratiques avec le groupe (horaires, gares, points de rendez-vous, contacts chauffeurs…).

Phase 4 : rythmer la journée/soirée avec un déroulé logique

Créer un planning détaillé (mais souple) :
- Prévoyez chaque étape : arrivée, accueil, repas, activités, pauses, retours. Ajoutez de la marge pour gérer les imprévus.
- Alternez temps forts (jeux, challenges) et moments calmes (atelier, relaxation, repas).
Distribuer les rôles (cheffes de file, animatrices…) : Personnalisez chaque temps fort et désignez des responsables (gestion horloge, playlist, photos souvenir, gestion accessoires, arbitrage des jeux…).
Pensez à l’"effet final" : Prévoyez une surprise, un cadeau signature ou une animation vedette pour ponctuer la journée et laisser un souvenir fort.

Phase 5 : kit logistique et gestion du matériel

Vérifier le matériel nécessaire pour chaque séquence :
- Tenues personnalisées (t-shirts/badges/couronnes/écharpes)
- Décorations (ballons, guirlandes, pancartes)
- Accessoires pour jeux/photos (pancartes, déguisements, kits photobooth)
- Matériel créatif pour les ateliers (DIY, scrapbooking, customisation…)
Anticiper l’intendance :
- Rafraîchissements, snacks, glace, boissons soft & festive
- Trousse de secours, protections solaires/pluie, mouchoirs, sacs poubelle, masques si besoin
- Papiers avec adresses/horaire d’urgence/contact utiles (imprimés & sur téléphone)
Penser éco-responsabilité : Privilégiez des accessoires réutilisables, la location d’objets déco ou la récupération.

Phase 6 : check-list team building, bienveillance et inclusion

Soigner l’intégration des invitées : Organisez un icebreaker en début de journée, expliquez les règles clairement. Vérifiez que chacune se sente incluse quel que soit son profil (âge, niveau, envies).
Anticiper les moments de latence ou de coup de mou : Prévoyez des playlists dynamiques, des petits jeux express, un "timekeeper" et des temps de pause pour éviter la fatigue.
Mettre l’accent sur le souvenir positif : Encouragez des post-its souvenir, un livre d’or, la collecte de photos/vidéos pour un montage collectif à offrir plus tard.

Phase 7 : anticiper les imprévus, les plans B et la sécurité

Sécuriser les activités : Vérifiez que chaque activité est adaptée (condition physique, prévention, encadrement pro pour sport/escape game/loisirs à risque).
Prévoir des solutions alternatives en cas de météo ou de défection : Listez des plans B (espace intérieur, alternatives sans déplacement…).
Mettre à disposition tous les contacts : Imprimez ou faites circuler une fiche récapitulative (coordonnées secours, hébergements, organisateurs, taxis/vtc, etc.).

Récapitulatif express : la check-list organisationnelle de l’EVJF parfait

Recueillir les attentes de la mariée, fixer la liste d’invitées
Choisir la date et le lieu, structurer l'équipe organisatrice
Établir le budget détaillé et définir le mode d’encaissement
Réserver hébergement, transport, activités et repas
Créer un planning précis, distribuer les rôles
Lister et gérer tout le matériel (déco, accessoires, trousse secours)
Préparer un book ou livret de l’évènement à partager en amont
Valider la météo, les plans B, la répartition des chambres/voitures
Prévoir sécurité, inclusion, gestion des temps morts et collecte souvenirs
Confirmer les réservations et informer le groupe (lieux, horaires, dress code)
Préparer la journée avec débrief la veille et veillez à ce que chacun ait le programme sur son téléphone ou papier
Vérifier, le matin même, la présence du matériel, la météo : ajustez si besoin

Les erreurs classiques à éviter

Trop charger la journée : Ne multipliez pas les activités, laissez place à la spontanéité, évitez l’effet "usine à gaz".
Oublier de déléguer : Ne prenez pas tout en charge, la charge mentale d’une témoin peut vite exploser !
Négliger l’inclusion ou le confort de chacune : Pensez à tous les profils (femmes enceintes, invitées timides ou réservées, différents âges…)
Surestimer le budget réel : Vérifiez tous les frais cachés pour éviter les dérapages au dernier moment.
Laisser les photos/vidéos au hasard : Désignez une "cheffe souvenirs", organisez l’envoi ou le partage, prévoyez backups pour ne rien perdre.

En bref : un EVJF réussi, c’est avant tout une organisation structurée, positive et évolutive !

Maîtriser l’organisation d’un EVJF, ce n’est pas viser la perfection, mais garantir une expérience fluide et centrée sur le bonheur du groupe. Gardez en tête que chaque imprévu peut se transformer en bon souvenir si l’ambiance, la communication et la bienveillance sont au rendez-vous. Une check-list soignée, des rôles partagés et une anticipation intelligente font la différence pour transformer cette journée en un souvenir collectif vivant, drôle et fédérateur. Prête à passer à l’action ? Listez, partagez, envoyez : le secret, c’est d’oser s’entourer et célébrer avant tout l’amitié autour de la future mariée !